Originale oder Kopien bei der Belegprüfung?

von Dr. Klaus Lützenkirchen, veröffentlicht am 18.09.2014

Langenberg (Betriebskosten- und Heizkostenrecht, 7. Auflage, H Rz. 284) vertritt die Auffassung, der Vermieter sei nach allgemeiner Ansicht verpflichtet, dem Mieter bei der Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen sämtliche Rechnungen und sonstige Belege im Original zu präsentieren. Anhand des Beispiels des papierlosen Büros, bei dem dem Mieter nur Ausdrucke der gescannten Unterlagen vorgelegt werden können, lässt er als Ausnahme zur Pflicht, Originale vorzulegen, den Fall zu, dass auch das Finanzamt die Vorlage der Ausdrucke anerkennt.
Diese Auffassung ist zumindest nicht mehr zeitgemäß. Abgesehen davon, dass spätestens seit 2012 die elektronische Steuererklärung (ELSTER) in der Finanzverwaltung eingeführt wurde und daher jeder Steuerpflichtige seine Steuererklärung grundsätzlich in elektronischer Form übermitteln muss, arbeiten professionelle Verwaltungen regelmäßig papierlos. Die Originalunterlagen werden in der Finanzbuchhaltung gesammelt, um sie gemeinsam mit den Kontoauszügen bei einer Betriebsprüfung vorlegen zu können.
Selbst kleinere Verwaltungen (auch wenn sie vom Eigentümer selbst betrieben werden) verfügen über gesonderte Mitarbeiter für die Finanzbuchhaltung, dass kaufmännische Rechnungswesen und die Betriebskosten. Es ist damit schon in der Verwaltung angelegt, dass mehrere Mitarbeiter mit ein und demselben Beleg arbeiten müssen. Dies lässt sich praktisch nur herbeiführen, indem Kopien in Papierform oder elektronisch weitergegeben werden.
Es besteht auch kein besonderer Grund für einen Mieter, eine Kopie mit einem Original vergleichen zu können, solange nicht der Verdacht besteht, dass eine Manipulation stattgefunden hat. Selbst die Wahrheitsfindung im Zivilprozess begnügt sich zunächst mit Abschriften (§ 131 ZPO). Die Einsichtnahme in Originale ist in einem besonderen Verfahren geregelt (§ 134 ZPO).
Gerade bei großen Immobilienverwaltungen/Eigentümern ließe sich bei der Notwendigkeit, Originalbelege vorzulegen, die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen nicht zeitgerecht durchführen. Bei einem großen Objekt umfassen die Abrechnungsbelege nicht selten mehr als 1000 Blatt. Dafür benötigt auch der durchschnittliche Mieter regelmäßig 4-5 Stunden. Im Hinblick auf einen normalen Arbeitstag von 8 Stunden müsste also pro Mieter ein Arbeitstag eingerechnet werden. Da das Jahr ca. 220 Arbeitstage hat, wäre bei einer Immobilie mit mehr als 220 Einheiten die Ausübung der Kontrollrechte nicht innerhalb der Jahresfrist des § 556 Abs. 3 S. 5 BGB fertig zu stellen. Nach einem Jahr, gerechnet von der Übersendung der Abrechnung, soll aber Rechtsfrieden eintreten. Bis dahin wird in der Regel auch die nächste Abrechnung vorliegen.
Für den Mieter ist eine Belegprüfung in zeitlichem Zusammenhang mit dem Zugang der Abrechnung von Vorteil, weil dadurch die Wahrscheinlichkeit, sich an relevante Vorgänge in der Abrechnungsperiode zu erinnern (z.B. Wasserverbrauch durch Bauarbeiten), höher ist.
Gerade bei Fremdverwaltungen bzw. Verwaltungen großer Objekte sind auch keine Anhaltspunkte gegeben, die einen Verdacht auf Manipulation hervorrufen könnten. Immerhin ist spätestens seit der Einführung von § 14a UStG davon auszugehen, dass für jede Rechnung eine Kopie bei einem Dritten vorliegt.
Vor diesem Hintergrund ist der Anspruch auf Belegprüfung erfüllt, wenn dem Mieter Kopien vorgelegt werden. Ergibt sich der Verdacht von Manipulationen oder sind die Kopien schlecht lesbar, besteht ein Anspruch auf Vorlage der Originale.
 

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2 Kommentare

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Was ist das für ein Beitrag? Da wird völlig ohne jedes rechtliche Begründung einfach nur interessengesteuert nach dem Motto argumentiert: Weil die Verwaltungen ihren Laden halt so organisieren, dass es für sie unbequem wäre, die Originale vorzulegen, ist dies nicht geschuldet. So "argumentieren" üblicherweise Unternehmen, wenn sie sich auf durchsichtige Weise ihren Pflichten entziehen wollen, aber doch kein Jurist, der für den Beck-Verlag publizistisch tätig ist!

 

Inhaltich stimmt das sowieso alles nicht: In vielen Fällen wird sich der Mieter aus den genannten Gründen mit Kopien zufrieden geben. Darüber hinaus ist die Quote der Vermieter, die Einsicht nehmen wollen, ohnehin um so geringer, je transparenter und wirtschaftlicher die Betriebskosten gehandhabt und abgerechnet werden. (Deswegen setzt ein für den Vermieter/Verwalter aufwendiges Einsichtsrecht übrigens durchaus die richtigen Handlungsanreize.) Aber dem Mieter das Recht auf Originaleinsicht zu versagen, lässt sich dadurch natürlich nicht rechtfertigen. Auch aus § 134 ZPO, der mit der Sache nichts zu tun hat, folgt geradezu das Gegenteil der gezogene "Schlussfolgerung": Am Ende kann eben doch Einsicht in das Original verlangt werden. Und aus der steuerlichen Lage auch: Trotz elster müssen die Originalbelege ja gerade zur steuerlichen Prüfung bereit gehalten werden. 

 

Liebe Beck-Verlag, bitte bewahre den Leser vor solchen Experten...

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Der Vermieter bleibt Eigentümer seiner Mietsache und bleibt letztendlich trotz verlorenem Prozess Sieger, der Mieter verliert sein Zuhause, ein Großteil seines Umfelds und die gewohnte Lage, wenn er seine Wohnung verlässt. Ball flach halten und mit dem Vermieter immer gütlich einigen. Es ist immer schwierig den Nachweis zu bringen, dass der Vermieter den Mieter beschubst, denn Zahlungsbelege und Rechnungen werden nicht immer fristgerecht bezahlt, schon aufgrund diverser Prüfungsstufen, ob Teilarbeiten und Teilrechnungen vollzogen wurden. Manche Verwaltungen arbeiten auch schlampig, besonders in großen Verwaltungen mit übergroßen Wohnungsbeständen, wird das zum Wocheneinsatz für einen einzigen Mierter die Abrechnungsdaten zusammen zuführen, von den Kosten ganz zu schweigen. Und für jeden Sachverhalt Kopien zu erhalten, kann wenn man drauf besteht bis zu 60,-- Euro kosten nur für die Erstellung der Kopien. Den Ärger den man mit so etwas heraufbeschwört steht in keinem Verhältnis zum Nutzen. Unser Vermieter hat die Verbrauchsabhängige erfassung der Heizkosten im Einvernehmen mit allen Mietern fallen lassen, weil dadurch keine Heiz-, sondern nur Verwaltungskosten entstehen, die jeden Mieter jährlich mit mit weit über 100,-- Euro belasten, die effektive Einsparung ist kaum bewertbar, weil im Höchstfall 20,-- Euro von einem Wollpullischlafanzug-Träger einzusparen wären, mit dem Nebeneffekt 5.000,-- Euro für die Schimmelbeseitigung aufwenden zu müssen. Kalorimeta muss sich jetzt andere Dumme suchen, die sie ausbeuten kann! Außerdem bleibt das Miethaus bei gleichmäßiger Zuführung von Wärme immer gleichmäßig warm. Die Sparlüge durch Heizkostenverwaltungsfirmen erbringt Fakearbeitsplätze, Investorengewinne und Mehrwertsteuererlöse. Für den Mieter ist das nur ein weiterer Griff ins Portemonaie, ähnlich wie die nutzlosen Energieausweise die nur Unsummen verschlingen und keinerlei Transparenz schaffen, denn eine Gründerzeit-Immobilie ist nicht mit einem Hochhaus glattzurechnen, die Gründerzeitimmobilie schneidet in vielerlei Hinsicht immer besser ab!

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