Belegprüfung: Fotokopien oder Originalbelege?

von Dr. Klaus Lützenkirchen, veröffentlicht am 08.11.2016
Rechtsgebiete: Miet- und WEG-Recht3|4070 Aufrufe

Bis hin zum OLG Düsseldorf (v. 22.4.1993 – 10 U 193/92 Rz. 3) und bis in die heutige Zeit (AG Potsdam v. 9.7.2015 - 24 C 247/14) wird in der Rechtsprechung gerne zitiert, dass der Mieter ein Recht auf Einsichtnahme in die Originalbelege, die der Betriebskostenabrechnung zu Grunde liegen, habe. Daraus wird teilweise geschlossen, dass die Vorlage von Fotokopien anlässlich der Belegprüfung den Anspruch des Mieters auf Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen nicht erfüllt und sich daraus ein Zurückbehaltungsrecht herleiten lässt, wie ich nun in mehreren Prozessen vor dem Amtsgericht Leipzig, Hamburg und Schöneberg erleben muss.

Unabhängig davon, ob ein solcher Anspruch jemals uneingeschränkt bestanden hat, kann er in der heutigen Zeit jedenfalls nicht mehr bestehen. Denn nach dem auch in der Justiz die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs vor der Türe steht und Schriftsätze mit einer Originalunterschrift durch Dateien ersetzt werden, können für die Prüfung von Betriebskosten keine höheren Anforderungen gelten.

Ein genereller Anspruch des Mieters, in jedem Fall Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen im Original zu erhalten, ist nicht gegeben (vgl. Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, 8. Aufl., H Rz. 285). Deshalb kann im Grundsatz die Belegprüfung anhand von Kopien stattfinden (OLG Düsseldorf v. 21.5.2015 - 10 U 29/15; LG Hamburg v. 5.12.2003 – 311 S 123/02; AG Mainz v. 2.6.1998 – 72 C 118/98).

Eine Prüfung von Originalbelegen lässt sich in vielen Fällen schon praktisch nicht durchführen, da damit möglicherweise sogar das Recht des Mieters vereitelt würde. Dies wird mit Blick auf eine Wirtschaftseinheit von mehr als 50 Wohnungen deutlich. Hier werden in der Regel derart viele Unterlagen zusammenkommen, dass der Mieter mindestens einen ganzen Tag benötigt, um alle seine Fragen zu klären. Hätte jeder Mieter Anspruch auf die Originalbelege, würde sich die Belegprüfung auf 50 (Arbeits-) Tage verteilen. Bei Wirtschaftseinheiten mit mehreren 100 Wohnungen wird deutlich, dass sie sich innerhalb der Einwendungsfrist jedenfalls nicht für alle Mieter nicht realisieren lassen kann. Zwar wird sich die Einwendungsfrist entsprechend verlängern. Zu diesem Zeitpunkt liegt aber dann in der Regel die neue Abrechnung bereits vor.

Der Vermieter, der ein papierloses Büro führt (zu dem nun auch die Justiz übergeht), kann Originale in der Regel nicht mehr vorlegen, weil sie nach einer kurzen Aufbewahrungszeit vernichtet werden. Denn selbst die Finanzverwaltung akzeptiert für die Steuerfestsetzung die elektronische Übermittlung der Unterlagen und sieht sich in der Lage, daraus die Steuerfestsetzung herzuleiten.

Der Gesetzgeber hat dem technischen Fortschritt in der Verwaltung und Kommunikation durch diverse Gesetzesänderungen Rechnung getragen, wie sich aus den Vorschriften der §§ 126a, 126b, 127 Abs. 2 + 3 BGB ergibt. Auch in die Zivilprozessordnung hat der Fortschritt Einzug gehalten. Beispielhaft wird insoweit auf § 689 Abs. 3 und § 371a ZPO verwiesen.

Es ist kein höherer Wert ersichtlich, der den Mieter schützenswerter erscheinen lässt. Deshalb kann er Originale nur dann verlangen, wenn die Kopie als solche Mängel aufweist oder der begründete Verdacht besteht, dass die Kopie manipuliert wurde.

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3 Kommentare

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Das "papierlose Büro" ist juristisch sehr gefährlich. Denn die Ablichtung einer Urkunde ist als solche keine Urkunde im Sinne der §§ 415ff. ZPO (BGH, NJW 1992, 829). Das hat schon so manches Großunternehmen bei mir in den Entscheidungsgründen lesen müssen...

...insbesondere wenn es um die Echtheit von Unterschriften (z.B. in Mietverträgen) geht.

 

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Die Argumentation, dass heutzutage das Einscanen üblich sei und dass die Rechtsprechung darauf Rücksicht nehmen müsse "verkennt, dass im Rechtsstaat des Grundgesetzes das Recht die Praxis bestimmt und nicht die Praxis das Recht." (wörtlich: BVerfGE 133, 168, zitiert nach juris, Rn. 119).

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Das Thema ist überall dort virulent, wo gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen bzw. wo eine Partei Beweis durch Urkunden führen muss, um einen Anspruch durchzusetzen.

Rechtssicherheit im papierlosen Büro hat nur, wer konsequent auf qualifizierte elektronische Signaturen setzt, wobei deren Einsatz kostspielig und technisch nicht trivial ist und weil sich bei näherer Betrachtung von Organisationsabläufen auch bei Verwendung von qualifizierten elektronischen Signaturen durchaus Lücken in der Rechtssicherheit auftun, z.B. wenn man externe (Papier)Dokumente einscannt und in die eigene Organisation integriert oder wenn man eine in Papierform vorliegende Dokumentation digital archivieren möchte.

Die von Ihnen zitierten §§ der ZPO vollziehen den klaren Trend zum papierlosen Büro nur ansatzweise nach, sie kratzen gerade einmal an der Oberfläche. Die Praxis ist in vielen Bereichen viel, viel weiter. Dieses in einer zunehemend digitalen Welt wichtige Feld ist erstaunlicherweise wenig beleuchtet, man findet wenige Artikel oder gar Urteile zu dem Thema.

Den Verweis auf diezitierten §§ der ZPO finde ich nicht überzeugend, denn der Urkundsbeweis richtet sich nun einmal nach den §§ 415ff.

In Ihrem konkreten Fall könnte helfen, wenn Belege unmittelbar nach Posteingang eingescannt und digital signiert werden, wobei auch eine bloße Zeitstempelung in Betracht kommt, mit der immerhin der genaue Zeitpunkt des Einscannens bewiesen werden könnte. Dies kann Lösung überall dort sein, wo sich abstrakt betrachtet ein Verfälschungsinteresse der beweisbelasteten Partei erst nach dem Einscannvorgang ergibt bzw. ergeben haben kann.

 

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