Adventslektüre zur Buchhaltung

Das Schreiben der bundesdeutschen Finanzverwaltung zu den "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" wird in die Annalen eingehen. Kaum war es im im Sommer 2019 veröffentlicht, wurde es nach wenigen Wochen zurückgezogen. Am 28. November 2019 wurde das überarbeitete BMF-Schreiben neu veröffentlicht (BMF, Schreiben v. 28.11.2019 - IV A 4 -S 0316/19/10003 :001, DOK2019/0962810).
Zwei Regelungen sind für Kanzleien in eigenen Angelegenheiten von besonderem Interesse: (a) die Angabepflicht auf Ausgangsrechnungen und (b) die Vorschriften zum ersetzenden Scannen eigener Belege.

Der Gegenstand der Beratung auf der Rechnung kann manchmal verräterisch sein. Wenn beispielsweise "Übernahme", "Umstrukturierung", "Entlassung" oder "Selbstanzeige" auf der Rechnung auftaucht, kann das zumindest in der Buchhaltung des Unternehmens für Spekulationen schnell zur Spekulationen führen. Unter Hinweis auf die Rechtsprechung des BFH verlangt das BMF-Schreiben (Rz. 37), dass außer bei typischen Bargeschäften nicht nur der Name des Vertragspartners, sondern auch der Inhalt des Geschäfts aufzuzeichnen ist.  Gerade Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sollten bei der Beschreibung des Gegenstands der Beratung Vorsicht walten lassen. Bei möglicherweise schwierigen Streitgegenständen ist es unter Berücksichtigung "branchenspezifischer Mindestaufzeichnungspflichten" (BMF a.a.O.) geboten, eher allgemeine Formulierungen wie eine "Rechtsberatung" oder "betriebswirtschaftliche Beratung" abzurechnen.

Zweiter interessanter Punkt in eigenen Angelegenheit der Buchhaltung ist das ersetzende Scannen eigener Belege. Wer seine Belege nicht mehr in Papierform aufbewahren möchte, sollte darauf achten, dass diese, erstens, nach dem Scannen nicht mehr verändert werden können, ohne, dass dies nachvollziehbar ist (vgl. BMF, Rz. 130). Außerdem muss durch eine entsprechende Organisationsanweisung geregelt ist (Rz. 136),

• wer erfassen darf,
• zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder erfasst werden soll (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
• welches Schriftgut erfasst wird,
• ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
• wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
• wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat?

Hinweise zur bestehenden Moderationspraxis
Kommentar schreiben