Coronapandemie: Verwaltung von Wohnungseigentum

von Dr. Oliver Elzer, veröffentlicht am 24.03.2020
Rechtsgebiete: Miet- und WEG-RechtCorona2|811 Aufrufe

Die Coronapandemie erschwert es zurzeit, Wohnungseigentumsanlagen zu verwalten. Auf Seiten der Verwalter und Wohnungseigentümer bestehen vor allem große Unsicherheiten, wie damit umzugehen ist, dass die Einberufung von Versammlungen realistischer Weise nicht oder allenfalls in seltenen Fällen möglich ist. Denn die vom Gesetz vorgesehene Verwaltung durch die Wohnungseigentümer und die Fassung von Beschlüssen ist damit vorübergehend nicht möglich.

Das WEG hat diesen Fall nicht vorausgesehen. Die bestehenden Instrumentarien dürften nach Ansicht des Verfassers aber gemeinsam mit den wohl am Ende der Woche oder nächste Woche in Kraft tretenden gesetzlichen Ergänzungen wenigstens zeitweise ausreichen, das Notwendige zu veranlassen (außerdem wird wohl bald die WEG-Reform kommen; elementar sind dann §§ 9a, 27 WEG). Dabei ist mit Augenmaß vor allem die Bestimmung des § 27 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 WEG in Verbindung mit § 27 Abs. 2 Nr. 2 WEG fruchtbar zu machen.

Im Folgenden ein erster, subjektiver Kurzüberblick im „ABC“ (der von den Wohnungseigentümern genehmigte Verwaltervertrag kann dem Verwalter weitere Kompetenzen einräumen):

  • Abrechnung: Es gibt zurzeit keine Abrechnungen. Soweit Wohnungs- und/oder Teileigentümer, die ihre Räume vermieten, mit Blick auf das Mietrecht oder Steuererklärungen jedenfalls bis zum Ablauf des Jahres 2020 Informationen für ihre Abrechnungen benötigen, müssen sie sich diese beim Verwalter beschaffen.
  • Datenschutz: Siehe „Infektionsfälle in einer Wohnungseigentumsanlage“.
  • Erhaltungsmaßnahmen: Die laufenden Erhaltungsmaßnahmen kann der Verwalter ohne Einbindung der Wohnungseigentümer nach § 27 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 WEG veranlassen. Und auch dringende Erhaltungsmaßnahmen kann der Verwalter ohne Einbindung der Wohnungseigentümer nach § 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG veranlassen. Hierzu gehört etwa auch die Verkehrssicherung und in dringenden Fällen die Umsetzung behördlicher Anordnungen, etwa die Sperrung von Spielplätzen oder anderen Flächen.
  • E-Mail und Internet: Die Verwalter sollten versuchen, wenn nicht bereits geschehen, mit den Wohnungseigentümern Kontakt aufzunehmen, ob diese bereit sind, mit ihm im Wege der E-Mail und über geschützte Bereiche im Internet zu kommunizieren. Ferner spricht nichts dagegen, sich mit den Wohnungseigentümern in den sozialen Medien austauschen. Grds. können dort alle Fragen von Bedeutung angesprochen werden. Der Verwalter ist auch berechtigt, einen E-Mail-Verteiler einzurichten. Wichtig ist, dass alle, die sich dieser Medien bedienen, mit einem Informationsaustausch und/oder Diskurs an diesem Ort einverstanden sind.  Dem Verwalter muss sich ferner bewusst sein, dass viele Aufsichtsbehörden etwa den Einsatz von WhatsApp zwischen einem Unternehmen und einem Betroffenen sehr kritisch sehen. Denn WhatsApp greift schon bei der Installation auf dem Handy sämtliche Daten aus dem Adressbuch ab und übersendet die an die eigenen Server. Es ist daher besser, europäische oder deutsche Messenger-Dienste zu nutzen. Denn es gibt mittlerweile eine Reihe von Apps, die den datenschutzrechtlichen Anforderungen nahezu gerecht werden. Soweit der Verwalter in den sozialen Medien Informationen zur Verfügung stellt, muss er natürlich den Datenschutz beachten und grds. personenbezogene Daten schwärzen, soweit die davon betroffenen Wohnungseigentümer ihm keine Ermächtigung erteilt haben, anders zu verfahren. Austauschbar sind grds. alle Fragen. Soweit ein Wohnungseigentümer an einem solchen Diskurs nicht teilnehmen will oder nicht teilnehmen kann, ist das – ist nichts Anderes vereinbart – zu respektieren und kann auch nicht anders beschlossen werden.
  • Infektionsfälle in einer Wohnungseigentumsanlage: Der Verwalter ist nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) berechtigt und verpflichtet, nach § 16 Abs. 2 Satz 2 und Satz 3 Infektionsschutzgesetz, den Beauftragten der zuständigen Behörde und des Gesundheitsamtes das Grundstück, Räume, Anlagen, Einrichtungen sowie sonstige Gegenstände zugänglich zu machen und Auskünfte zu erteilen. Nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe d) DSGVO (Schutz der lebenswichtigen Interessen einer anderen natürlichen Person) ist der Verwalter meines Erachtens im besonders gelagerten Einzelfall auch berechtigt, auf Corona-Fälle in der Wohnungseigentumsanlage unter Nennung des Namens hinzuweisen, z. B. wenn sich die Person gegenüber dem Schutz Dritter völlig uneinsichtig zeigt. Jeder Verwalter sollte jedenfalls dafür Sorge tragen, dass durch E-Mail, aber auch durch Aushänge auf die elementaren Regelungen (Abstand, Händewaschen, Kontakt vermeiden usw.) und die aktuellen Bundes- und Landesbestimmungen hingewiesen wird. Hausmeister und Dienstleister, z. B. für die Außenanlagen oder die Reinigung des Treppenhauses, sind entsprechend anzuweisen. U. a. die Handläufe und Knäufe sollten wohl besonders gereinigt werden.
  • Hausgeld: Das Moratorium in Art. 240 § 1 EGBGB gilt nicht für Wohnungseigentümer.
  • Öffentliches Recht: Die Verwalter werden nach Ansicht des Verwaltungsrechts u. a. als Zustandsstörer im Wohnungseigentumsrecht angesehen (dazu aktuell Dötsch, Die Ordnungsverfügung gegen den Wohnungseigentumsverwalter, NZM 2020, 121 ff.). Es ist daher damit zu rechnen, dass die Ordnungsbehörden bei allen aktuellen Maßnahmen auf den Verwalter zugehen werden. Bei der Umsetzung gelten dann die Stichworte „Erhaltungsmaßnahmen“, „Infektionsfälle in einer Wohnungseigentumsanlage“ und „Verträge“.
  • Schriftliche Beschlüsse: Schriftliche Beschlüsse sind in geeigneten Wohnungseigentumsanlagen das Mittel der Wahl. Dabei sollte versucht werden, den Verwalter nach § 27 Abs. 3 Satz 1 Nr. 7 WEG vorübergehend umfassend zu ermächtigen.
  • Versammlungen: Versammlungen sind zurzeit grundsätzlich nicht möglich. Das Ermessen der Verwalter, diese einzuberufen bzw. bereits anberaumte Versammlungen zu vertagen, ist grds. auf null reduziert. Entsprechende Klagen auf Einberufung sollten grds. keinen Erfolg haben. Soll doch eine Versammlung stattfinden, ist das nicht „virtuell“ möglich. Allerdings kann der Verwalter von jedem Wohnungseigentümer eine Vollmacht erhalten. Ferner ist möglich, dass Wohnungseigentümer mit ihrem Vertreter, das auch der Verwalter sein, bei der Versammlung telefonisch oder per SMS oder E-Mail Kontakt halten und ihn anweisen. Dabei sollte versucht werden, den Verwalter nach § 27 Abs. 3 Satz 1 Nr. 7 WEG vorübergehend umfassend zu ermächtigen.
  • Verwaltungsbeirat: Die Stellung des Verwaltungsbeirats und seine Rechte und Pflichten haben sich nicht verändert.
  • Verträge: Ist bei einem Vertrag dringend etwas zu veranlassen, kann der Verwalter namens der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und ohne Einbindung der Wohnungseigentümer das Notwendige nach § 27 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 WEG in Verbindung mit § 27 Abs. 2 Nr. 2 WEG veranlassen. Da die Wohnungseigentümer mit den Fragen grds. nicht befasst werden können, ist sein Handeln „zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils“ erforderlich. Es ist in eiligen Fällen grds. nicht notwendig, zuvor eine Entscheidung durch einen schriftlichen Beschluss (§ 23 Abs. 3 WEG) herbeizuführen.
  • Verwalterbestellung: § 6 Abs. 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Vereins-, Genossenschafts- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der Infektionen mit dem SARS-CoV-2-Virus (CoV-2-Virus – Gesetz) sorgt dafür, dass die derzeit bestellte Person auch nach Ablauf der Bestellungszeit im Amt bleibt (legt indes der Verwalter sein Amt nieder, kann das nicht gelten). Dies soll nach der Begründung auch für Personen gelten, deren Bestellungszeit vor In Kraft des CoV-2-Virus – Gesetz ablief. Einer Übergangsregelung bedarf es nicht. Die Regelung endet, wenn die Wohnungseigentümer eine neue Person zum Verwalter bestimmen. Gegen den Willen der entsprechenden Person kann im Übrigen auch das Gesetz keine Person zum Verwalter bestellen.
  • Verwaltervertrag. Das CoV-2-Virus – Gesetz sagt nichts zum Verwaltervertrag. Nach seinem Sinn und Zweck wird man aber wohl annehmen müssen, dass auch der Verwaltervertrag nicht endet.
  • Wirtschaftspläne: § 6 Abs. 2 des CoV-2-Virus – Gesetzes sorgt dafür, dass der im Jahr 2019 oder in früheren Jahren genehmigte Gesamtwirtschaftsplan und die entsprechenden Gesamtwirtschaftspläne fortgelten, bis die Wohnungseigentümer neue Pläne genehmigen. Einer Übergangsregelung bedarf es nicht. Die Regelung endet, wenn die Wohnungseigentümer eine neue Person zum Verwalter bestimmen.
Diesen Beitrag per E-Mail weiterempfehlenDruckversion

Hinweise zur bestehenden Moderationspraxis
Kommentar schreiben

2 Kommentare

Kommentare als Feed abonnieren

Bei mir häufen sich die Fragen bezüglich des Einsatzes etwaiger Videoübertragung und Konferenzsysteme. Eine virtuelle Eigentümerversammlung ist aus datenschutzrechtlicher sowie nach derzeitiger Gesetzeslage zum Wohnungseigentümergesetz nicht möglich. Wohl aber die Video-Kommunikation und der schnelle Austausch. Die meisten Anbieter dieser Systeme kommen aus den USA. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist hier zu beanstanden, dass viele Anbieter zwar sehr umfangreiche und bedienerfreundliche Oberflächen und Features bieten aber im punkto datenschutzfreundlicher Voreinstellungen und Sicherheit wenig darstellen. Der Verwalter sollte peinlichst darauf achten, dass bei der Auswahl des Anbieters entsprechende gesetzlichen Vorgaben und deren Einhaltung transparent für den Nutzer dargestellt sind. Weiterhin ist es eine dringende Maßgabe, dass der Anbieter die Regularien bezgl. Privacy Shield und die Standardschutzklauseln (SCC) einhält und sich diesen auch unterstellt. Zwar werden diese Regularien aus Kreisen der Aufsichtsbehörden kritisiert, jedoch dürften damit einigermaßen gesichert sein, dass die Anbieter die Vorgaben beachten und einhalten.
Aber ganz egal, welches Tool am Ende der Verwalter einsetzt. Sollte er sich dazu entscheiden, hat er aus datenschutzrechtlicher Sicht zwei sehr wichtige Anforderungen zu beachten.
1. Sobald im Unternehmen ein Videokonferenz-Tool eingesetzt wird ist zwischen dem Anbieter und dem Unternehmen ein Auftragsverarbeitungsvertrag i.S.d. Art. 28 DSGVO zu schließen. Viele Anbieter halten einen entsprechenden Vertrag bereits vor. Allerdings muss der Verwalter aktiv den Vertrag anfordern und entsprechend ausfüllen und übersenden.
2. Die Informationspflichten (Datenschutzhinweise) seitens des Hausverwalters sollten entsprechend angepasst werden. Auch sollte darauf geachtet werden, dass bei jedem Online-Meeting die Hinweise zur Datenverarbeitung als Link oder Dokument zur Verfügung stehen. Hier ist die beste Lösung der Link. Weiterhin kann man die Tools nach den eigenen Vorgaben anpassen und gestalten, sodass beispielsweise jeder Teilnehmer erst dann teilnehmen kann, wenn er die Datenschutzhinweise zur Nutzung für Online-Meetings gelesen hat.
Dies sind zwingende Voraussetzungen für den Einsatz etwaiger Videokonferenzen und Kommunikationssysteme.
Auch die digitale Belegprüfung, kann m.E. mit den o.g. Voraussetzungen durchgeführt werden. Inwieweit hier aber der Verwalter ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorhalten muss, kann ich an dieser Stelle leider nicht beurteilen.

MfG

Reinhold Okon
 

0

Kommentar hinzufügen