Originale oder Kopien bei der Belegprüfung?
Gespeichert von Dr. Klaus Lützenkirchen am
Langenberg (Betriebskosten- und Heizkostenrecht, 7. Auflage, H Rz. 284) vertritt die Auffassung, der Vermieter sei nach allgemeiner Ansicht verpflichtet, dem Mieter bei der Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen sämtliche Rechnungen und sonstige Belege im Original zu präsentieren. Anhand des Beispiels des papierlosen Büros, bei dem dem Mieter nur Ausdrucke der gescannten Unterlagen vorgelegt werden können, lässt er als Ausnahme zur Pflicht, Originale vorzulegen, den Fall zu, dass auch das Finanzamt die Vorlage der Ausdrucke anerkennt.
Diese Auffassung ist zumindest nicht mehr zeitgemäß. Abgesehen davon, dass spätestens seit 2012 die elektronische Steuererklärung (ELSTER) in der Finanzverwaltung eingeführt wurde und daher jeder Steuerpflichtige seine Steuererklärung grundsätzlich in elektronischer Form übermitteln muss, arbeiten professionelle Verwaltungen regelmäßig papierlos. Die Originalunterlagen werden in der Finanzbuchhaltung gesammelt, um sie gemeinsam mit den Kontoauszügen bei einer Betriebsprüfung vorlegen zu können.
Selbst kleinere Verwaltungen (auch wenn sie vom Eigentümer selbst betrieben werden) verfügen über gesonderte Mitarbeiter für die Finanzbuchhaltung, dass kaufmännische Rechnungswesen und die Betriebskosten. Es ist damit schon in der Verwaltung angelegt, dass mehrere Mitarbeiter mit ein und demselben Beleg arbeiten müssen. Dies lässt sich praktisch nur herbeiführen, indem Kopien in Papierform oder elektronisch weitergegeben werden.
Es besteht auch kein besonderer Grund für einen Mieter, eine Kopie mit einem Original vergleichen zu können, solange nicht der Verdacht besteht, dass eine Manipulation stattgefunden hat. Selbst die Wahrheitsfindung im Zivilprozess begnügt sich zunächst mit Abschriften (§ 131 ZPO). Die Einsichtnahme in Originale ist in einem besonderen Verfahren geregelt (§ 134 ZPO).
Gerade bei großen Immobilienverwaltungen/Eigentümern ließe sich bei der Notwendigkeit, Originalbelege vorzulegen, die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen nicht zeitgerecht durchführen. Bei einem großen Objekt umfassen die Abrechnungsbelege nicht selten mehr als 1000 Blatt. Dafür benötigt auch der durchschnittliche Mieter regelmäßig 4-5 Stunden. Im Hinblick auf einen normalen Arbeitstag von 8 Stunden müsste also pro Mieter ein Arbeitstag eingerechnet werden. Da das Jahr ca. 220 Arbeitstage hat, wäre bei einer Immobilie mit mehr als 220 Einheiten die Ausübung der Kontrollrechte nicht innerhalb der Jahresfrist des § 556 Abs. 3 S. 5 BGB fertig zu stellen. Nach einem Jahr, gerechnet von der Übersendung der Abrechnung, soll aber Rechtsfrieden eintreten. Bis dahin wird in der Regel auch die nächste Abrechnung vorliegen.
Für den Mieter ist eine Belegprüfung in zeitlichem Zusammenhang mit dem Zugang der Abrechnung von Vorteil, weil dadurch die Wahrscheinlichkeit, sich an relevante Vorgänge in der Abrechnungsperiode zu erinnern (z.B. Wasserverbrauch durch Bauarbeiten), höher ist.
Gerade bei Fremdverwaltungen bzw. Verwaltungen großer Objekte sind auch keine Anhaltspunkte gegeben, die einen Verdacht auf Manipulation hervorrufen könnten. Immerhin ist spätestens seit der Einführung von § 14a UStG davon auszugehen, dass für jede Rechnung eine Kopie bei einem Dritten vorliegt.
Vor diesem Hintergrund ist der Anspruch auf Belegprüfung erfüllt, wenn dem Mieter Kopien vorgelegt werden. Ergibt sich der Verdacht von Manipulationen oder sind die Kopien schlecht lesbar, besteht ein Anspruch auf Vorlage der Originale.