Sabbaticals werden beliebter: Diese rechtlichen Aspekte sollten beachtet werden

Ein Gastbeitrag von den Fachanwälten für Arbeitsrecht Dr. Eckard Schwarz und Dr. Peter Körlings (beide Hogan Lovells)

Sabbaticals – also ein meist mehrmonatiger Sonderurlaub – erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Dieser Beitrag geht auf den Fortbestand des Sozialversicherungsschutzes beim Ansparmodell, der gängigsten Gestaltungsvariante des Sabbaticals ein.

Wer ein Sabbatical plant, möchte sich für einige Monate völlig aus dem Arbeitsleben lösen und sich trotzdem keine Sorgen um den Arbeitsplatz machen. Auch die soziale Absicherung, vor allem die Krankenversicherung, soll ohne zusätzliche Kosten und Aufwand während des Sabbaticals erhalten bleiben.

Umsetzen lässt sich diese Vorstellung durch eine vorübergehende Umstellung des Arbeitsverhältnisses im Rahmen einer Sabbatical-Vereinbarung auf Teilzeit. Dazu enthält die jüngst erschienene, vierte Auflage des Beck’schen Formularbuchs Arbeitsrecht das Vertragsformular "Sabbatical" (Nr. B.IX.7).

Ähnlich wie beim Blockmodell der Altersteilzeit arbeitet der Arbeitnehmer zunächst weiterhin in Vollzeit, lässt sich das Gehalt aber nur teilweise auszahlen, sog. „Ansparphase“. Während der Freistellungszeit (dem eigentlichen „Sabbatical“) bezieht er dann das angesparte Arbeitsentgelt. Die Zahlungen während des Sabbaticals stellen also verschobene Gehaltszahlungen dar. Sie müssen als solche versteuert und verbeitragt werden.

Damit der Sozialversicherungsschutz während des Sabbaticals fortbesteht, bedarf es aber mehr als nur einer einfachen Verschiebung von Gehaltszahlungen. Nur weil das Arbeitsverhältnis fortbesteht und der Arbeitnehmer Gehalt bezieht, gilt das sozialversicherungsrechtliche Beschäftigungsverhältnis und damit der Schutz durch die Sozialversicherung nämlich nicht automatisch weiter. Hintergrund: Personen sollen nicht „billig“ unter den Schirm der Sozialversicherung schlüpfen können.

Entscheidend für den Fortbestand des Sozialversicherungsschutzes ist die Dauer des Sabbaticals. Dauert das Sabbatical länger als einen Monat, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein, damit der Sozialversicherungsschutz fortbesteht, vgl. § 7 Abs. 1a SGB IV. Die wichtigsten sind:

• Das Sabbatical muss schriftlich vereinbart werden. Auf die echte Schriftform des § 126 BGB („Tinte auf Papier“) sollte sicherheitshalber Wert gelegt werden.
• Das Arbeitsentgelt, das während des Sabbaticals ausgezahlt wird, muss aus einem Wertguthaben stammen. Dazu ist die Einrichtung eines Arbeitszeitkontos unerlässlich. Das bedeutet:
  • Während der Ansparphase baut der Arbeitnehmer Guthaben auf einem Arbeitszeitkonto auf. Ein vorher festgelegter Anteil seiner Arbeitszeit (z.B. monatlich 25 %) wird am Monatsende nicht ausbezahlt, sondern auf dem Arbeitszeitkonto gesammelt. Das Wertguthaben ließe sich auch erst nach Ende des Sabbaticals aufbauen, was in der Praxis allerdings kaum vorkommt.
  • Das Arbeitszeitkonto wird in Geld und nicht in Stunden geführt. Der Arbeitgeber muss die angesammelten Stunden also in Entgelt umrechnen und entsprechend verbuchen. Eine Buchführung nur über das Arbeitszeiterfassungssystem reicht dafür regelmäßig nich
     
  • Eine Klausel zur Verwaltung des Arbeitszeitkontos könnte wie folgt lauten:

Verwaltung des Arbeitszeitkontos/Übertragbarkeit

(1) Das Arbeitszeitkonto wird von dem Arbeitgeber auf eigene Kosten verwaltet. Es wird gesondert für den Arbeitnehmer geführt.

(2) Das Guthaben auf dem Arbeitszeitkonto wird mit . . . . . Prozent pro Jahr verzinst.

(3) Der Arbeitnehmer kann das Zinsguthaben entweder für eine Verlängerung der Sabbatical-Zeit verwenden oder sich am Ende der Sabbatical-Zeit auszahlen lassen.

(4) Der Arbeitnehmer ist nur nach schriftlicher Einwilligung des Arbeitgebers berechtigt, das Guthaben auf dem Arbeitszeitkonto auf einen anderen Arbeitnehmer zu übertragen, soweit es nicht durch die Sabbatical-Zeit aufgebraucht ist. Eine Übertragung auf andere Personen ist ausgeschlossen.

(5) Das Guthaben auf dem Arbeitszeitkonto ist vererblich. Im Erbfall wird das Guthaben an die Erben in Geld ausgezahlt.

(6) Sonstige gesetzliche Ansprüche bleiben hiervon unberührt.

• Das Wertguthaben muss gegen Insolvenz gesichert werden. Die Insolvenzsicherung muss durch einen unabhängigen Dritten erfolgen. Fehlt die Insolvenzsicherung, haften die Geschäftsführer persönlich. Eine typische Klausel hierfür könnte wie folgt gestaltet werden:

Insolvenzsicherung

(1) Der Arbeitgeber legt das Guthaben des Arbeitnehmers in einem Fonds bei einer inländischen Bank an, der ausschließlich deutsche festverzinsliche Wertpapiere hält. Zinserträge, die über den in . . . . . genannten Satz hinausgehen, stehen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer je zur Hälfte zu.

(2) Der Arbeitgeber verpfändet seine Anteile an dem Fonds unwiderruflich an den Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmer nimmt hiermit das Pfandrecht an. Der Arbeitgeber zeigt dem Fonds unverzüglich die Verpfändung an und weist dem Arbeitnehmer die Verpfändungsanzeige nach.

(3) Der Arbeitgeber überlässt dem Arbeitnehmer Fotokopien oder elektronische Reproduktionen der Depotauszüge.

Bei den vorstehenden Klauseln handelt es sich um Musterklauseln aus dem Beck'schen Formularbuch Arbeitsrecht (4. Auflage 2022), die eine praktische Hilfe beim Verfassen von Dokumenten sein sollen, aber wie stets an den jeweiligen Einzelfall angepasst werden müssen.

• Während des Sabbaticals muss der Arbeitnehmer mindestens 70 % des Gehalts beziehen, das er in den letzten zwölf Monaten vor Beginn der Freistellung erhalten hatte. Auch bei einer niedrigen Sparquote oder einer geringen Anspardauer muss diese 70 %-Grenze erreicht werden.
• Das Entgelt, das der Arbeitgeber während des Sabbaticals (also aus dem Wertguthaben) zahlt, muss bis zur Beitragsbemessungsgrenze verbeitragt werden. Das gilt auch für den Anteil des Arbeitsentgelts, der beim Ansparen über der Beitragsbemessungsgrenze lag und daher nicht verbeitragt werden musste.

Dauert das Sabbatical hingegen maximal einen Monat, besteht der Sozialversicherungsschutz fort, selbst wenn der Arbeitnehmer in diesem Zeitraum kein Arbeitsentgelt bezieht, vgl. § 7 Abs. 3 S. 1 SGB IV.

Aber auch unabhängig von den genannten sozialversicherungsrechtlichen Aspekten sollten bei der Vereinbarung des Sabbaticals weitere Besonderheiten beachtet werden, z.B. eine (klarstellende) Regelung, dass während des Sabbaticals kein Urlaubsanspruch entsteht, wie in § 7 des Formulars vorgesehen.

Eine klare Sabbatical-Vereinbarung, wie sie das Formular aus dem Beck’schen Formularbuch Arbeitsrecht (4. Auflage 2022) vorschlägt und eine langfristige Planung tragen wesentlich zum Gelingen des Sabbaticals bei.

Hinweise zur bestehenden Moderationspraxis
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