Digitale Tricks für produktiveres Arbeiten

Sind Sie schon produktiv oder nur beschäftigt? Diese Frage stellt Hartmut Sieck gleich zu Anfang seines Buches über Zeit- und Selbstmanagement. Vor allem der digitale Teil unseres Alltags kann ein schlimmer Zeitfresser sein. So verbringen wir durchschnittlich über vier Stunden täglich am Smartphone. Kein Wunder, dass sich in diesem Bereich einiges optimieren lässt, um unsere Produktivität zu steigern. Die beck-aktuell-Redaktion hat sich deshalb von Autor Hartmut Sieck ein paar Tricks für Sie abgeschaut.

Kalender statt To-do-Liste
Kein Scherz, Hartmut Sieck setzt auf Zeitmanagement ohne Aufgaben und To-do-Liste. Wie das geht? Indem Sie Ihre Aufgaben im Kalender planen. Unser Tag hat nun einmal nicht mehr als 24 Stunden. In der Regel können wir auch recht gut einschätzen, wie lange wir für eine Aufgabe benötigen. Was mit dem Planen vermieden wird, ist eines der am meisten frustrierenden Alltagsphänomene überhaupt: die immer länger werdende To-do-Liste. Für jede erledigte Aufgabe setzen wir gefühlt drei neue Dinge auf die Liste und stellen uns unentwegt die eine Frage: Wie und wann soll ich all das schaffen? Im Kalender notiert, wird gleich klar, dass es heute damit nichts mehr wird. Vielleicht auch nicht morgen oder übermorgen, aber nächsten Dienstag sieht es gut aus. Und vergessen werden wir es auch nicht, denn es steht ja im Kalender.

Das 30 Minuten-Zeitfenster
Ein Merkmal unserer Zeit ist Multitasking. Wir sind permanent online und zur selben Zeit auf unterschiedlichsten Social-Media-Kanälen erreichbar, während wir gleichzeitig unsere Mails bearbeiten. Als Konsequenz sind wir ständig nebenbei mit etwas beschäftigt. Der wichtigste Produktivitäts-Tipp lautet daher: Nehmen Sie sich bewusst Zeit für die sozialen Netzwerke, aber eben nicht 24 Stunden am Tag. Widmen Sie ruhig morgens, mittags und abends jeweils eine festgelegte Zeitspanne den Newsfeeds und Updates, aber dazwischen sind die Apps tabu und auch die Benachrichtigungen abgeschaltet.

Bei Mails lässt sich ähnliches praktizieren. Harmut Siecks Rat: Arbeiten Sie Mails in Blöcken ab! Es ist erstaunlich, wie viele Nachrichten abgearbeitet werden können, wenn man sich 30 Minuten lang nur einzig und allein darauf konzentriert. Damit dies klappt, schalten Sie Outlook während dieser Zeit auf offline. Denn keiner von uns ist immun gegen den Drang nachzusehen, ob schon wieder etwas Neues reingekommen ist. Lassen Sie sich nicht Ihre Arbeitszeit von außen diktieren, sondern nehmen Sie Ihre Konzentration und Produktivität wieder selbst in die Hand.

Mails in Rekordzeit mit Textbausteinen
Fühlen Sie sich auch manchmal wie ein Sklave von Outlook & Co.? Statistiken zeigen, dass derzeit über 360 Milliarden Mails pro Tag weltweit verschickt werden. Kein Wunder also, wenn wir uns manchmal fühlen, als würden wir den ganzen (Arbeits-)Tag nichts anderes tun. Mail-Programme lassen sich effizienter nutzen, zum Beispiel mit Autotext und Textbausteinen. Viele von uns grüßen am Ende einer Mail ohnehin nur noch mit VG, wenn es sich um einen informelleren
Kontext handelt. Mit der Autotextfunktion tippen Sie nur ein Zeichen mehr und Outlook macht daraus automatisch die volle
Grußformel: #vg = Viele Grüße. Sie können bei Bedarf auch noch eins draufsetzen und gleich Ihren Namen mit in das Kürzel einprogrammieren.

Oder nehmen wir an, Sie beschäftigen sich derzeit viel mit dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Nun ist die geläufige
Abkürzung ohnehin LkSG, aber vielleicht wollen Sie diese nicht in jedem Kontext verwenden. Nutzen Sie also die Autotextfunktion und programmieren Sie Outlook oder Word ganz einfach #lksg = Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz vor. Das Ganze funktioniert aber auch mit längeren Texten, zum Beispiel einer häufig verwendeten gleichlautenden Mahnung.

Gesucht, gefunden
Was hatte xy nochmal in der Mail vor fünf Wochen geschrieben? Und wo habe ich eigentlich den Report von vorigen Monat
abgespeichert? Solche oder ähnliche Fragen kommen Ihnen sicher bekannt vor. Wir alle nutzen deshalb ständig die Suchfunktion in Outlook oder auch im Explorer. Daher kann es nicht schaden, hier ein paar Möglichkeiten zu rekapitulieren, wie sich die Suchergebnisse eingrenzen lassen. Vielleicht ist ja die ein oder andere dabei, die Sie noch nicht, oder viel zu selten, nutzen.

UND Der Dateiname muss alle Schlagworte beinhalten. Beispiel: Finanzreport UND Januar zeigt nur alle Januar-Finanzreporte
an.
ODER Der Dateiname muss eines der Schlagwörter beinhalten.
NICHT schließt Suchbegriffe aus. Beispiel: Finanzreport NICHT Januar zeigt alle Finanzreporte außer den Januar-Reporten an.
Das * -Symbol dient als Lückenfüller. Beispiel: Finanzreport*01 zeigt alle Finanzreporte an, die das Wort Finanzreport und anschließend irgendwo 01 enthalten.

Wenn der Tag sich dem Abend neigt
Sie sind vom Biorhythmus her eher eine Eule und hätten am Abend durchaus noch einmal eine produktive Phase? Viele von uns vermeiden das späte Arbeiten, um besser abschalten zu können. Das macht jedoch keinen Sinn, wenn wir deshalb die halbe Nacht noch über einer Aufgabe grübeln oder während des Abendessens oder vor dem Fernseher verstohlen auf das Handy schauen. Harmut Sieck hat eine klare Meinung zum Arbeiten am Abend: »Tun Sie es, aber tun Sie es zu 100 Prozent. Nebenbei Mails checken ist hochgradig unproduktiv. Sich für eine Stunde nochmal hinzusetzen, wenn noch Energie da ist, ist dagegen absolut legitim.«

Und damit wir wirklich mit dem Tag gut abschließen können, hat der Autor noch einen Tipp: einen Check-out. Jeder kennt das Gefühl den ganzen Tag geschuftet, aber subjektiv nichts geschafft zu haben. Doch sind Sie sich gegen Feierabend wirklich noch jeder kleinen Aufgabe bewusst, die Sie vormittags erledigt haben? Oder liegt die Unzufriedenheit vielleicht daran, dass Sie nicht erledigen konnten, was Sie sich vorgenommen hatten, weil andere Dinge wichtiger waren? Wir sollten uns alle am Ende eines Arbeitstags ein paar Minuten Zeit nehmen, den Tag Revue passieren lassen und mit Hilfe dieses bewussten Check-outs zufriedener in den Feierabend gehen.

Hier geht's zum Titel: Harmut Sieck, Zeit- und Selbstmanagement, 2. überarbeitete Auflage März 2024

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